التسير الإلكتروني للوثائق

التسيير الإلكتروني للوثائق، أو التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق هو مجموعة من

الأدوات والتقنيات التي بواسطتها يمكن ترتيب، تسيير، وحفظ الوثائق، واسترجاعها من خلال

جملة من تطبيقات الإعلام الآلي في إطار النشاط العادي للمؤسسة

، ونتيجة لهذا يمكن لموظف

الأرشيف مثلا أن يصل إلى قيود الوثائق في وقت قياسي قد يقدر بالثوان. بمعنى أن التسيير

الإلكتروني للوثائق سيمكن الموظف من استرجاع الوثائق التي يحتاج إليها عند آدائه لعمله دون

مغادرة موقع عمله.

عوامل نجاح النظام:

·       الحاجة الفعلية لنظام.

·       توفر الإرادة لدى المسؤولين و العاملين لإدخال النظام.

·       تنظيم الوثائق و معالجتها بطريقة تقليدية.

·       توفر الإمكانيات المادية.

·       توفر إطارات الكفأة.

·       التوفيق في اختيار التجهيزات و البرمجيات.

·       المتابعة المستمرة للنظام عند تشغيله و وضع  آليات لتطويره.

الهيكلة العامة لنظام التسيير الإلكتروني للوثائق:

×    شبكة إعلام آلي وأدوات اتصال.

×    تشكيلات من التجهيزات والبرمجيات المسماة بالموزعات.

×    مناصب عمل عامة أو متخصصة مجهزة بمختلف الأدوات.

مراحل إنجاز النظام:

1.    مرحلة الدراسة القاعدية: وفيها يتم حصر الموجودات، ووضع دفتر الشروط، واقتراح النظام المناسب، ثم اختيار المؤسسة التي ستكلف بتركيب النظام وفق ما تقترحه من نوعية للبرمجيات والتجهيزات، وكلفة الإنجاز وآجال التنفيذ.

2.    مرحلة التنفيذ:  وفيها تتم تركيب التجهيزات المناسبة، وربطها بوسائل الاتصال، والمصالح المتواجدة بالمؤسسة.

3.    مرحلة التجريب:  وفيها يشغل النظام تحت رقابة لجنة متخصصة غالبا ما تشكل من خبراء في الأرشيف والمعلوماتية لمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر، بما يمكن من تسجيل النقائص والصعوبات التي قد تصاحب تشغيل النظام، وبعد التأكد من نجاح العملية يسلم المشروع بشكل ﻧﻬائي للمؤسسة.

أصناف التسيير الإلكتروني للوثائق:

§       التسيير الإلكتروني الإداري للوثائق.

§       التسيير الإلكتروني للوثائق المكتبية.

§       التسيير الإلكتروني للوثائق الأرشيفية.

§       التسيير الإلكتروني للأرصدة الوثائقية.

§       التسيير الإلكتروني التقني للوثائق و المعلومات.

سلسلة التسيير الإلكتروني للوثائق:

1.    الاقتناء:  تتميز المعلومات في نظام التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات بكوﻧﻬا إلكترونية، لذا من الضروري القيام بعمليات إدخال هذه المعلومات إلى النظام أو اقتنائها، ونظرا لكون الماسح هو رمز التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات، الذي يقوم numériseur أو جهاز الرقمنة scanner بتحويل الوثائق المطبوعة إلى صورة إلكترونيةيمكن تداولها بواسطة الحاسوب، فإنه يعتبر أداة أساسية لاقتناء المعلومات. لكن بنبغي التذكير بضرورة تسيير بقية الأنواع الأخرى من الوثائق بما فيها التي توجد على صورﺗﻬا الإلكترونية، إضافة إلى الوثائق الورقية، وبشكل عام فإن الوثائق الأكثر تداولا هي الاستنساخ عن بعد، الوثائق المكتبية، الخرائط، ملفات الإعلام الآلي، المسجلات الصوتية، الصور المتحركة... الخ.

تمر عملية اقتناء المعلومات والوثائق في نظام التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات بعدد من المراحل أهمها:

- تحويل أو تعديل أحجام الوثائق

- التحكم في هيكلتها ومكوناﺗﻬا

- الحصول عليها من خلال تشكيلة من أدوات الحفظ والمعالجة

2.   التكشيف: تتطلب رقمنة وسائط المعلومات اقتناء كشافات ﺑﻬدف ترتيب الوثائق، والبحث عنها لاحقا. فالتكشيف هي عملية هامة وضرورية لحسن سير نظام التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات. لذا يجب اختيار الطريقة الفعالة في التكشيف، والتصميم الدقيق والمدروس للكشافات.

تقنيات التكشيف:

إن الهدف الرئيسي من التكشيف هو وصف الوثائق المستعملة لاحقا. لذلك فإن الدراسة الوصفية للوثائق تتناول جانبين:

ü   وصف خارجي للوثائق تشمل معلومات عن نوع الوثائق، ومصدرها، تواريخ إنشائها...الخ.

ü   وصف لمحتوى الوثائق، مع ذكر صعوبات التكشيف، وهناك عدد من تقنيات التكشيف نذكر منها:

1.   قوائم الكلمات المفتاحية والقواميس لمراقبة وانتقاء الكشافات.

2.   التكشيف الإحصائي المتمثل في إلغاء الكلمات الفارغة المعنى، والاحتفاظ فقط بالكلمات المفتاحية الهادفة التي لها مدلول وتردد معين.

3.   التكشيف النصوص المتكاملة (الفائقة) المربوطة بقواميس ومكانز.

4.   التحليل اللغوي أو اللساني.

إن الهدف الأسمى من تقنيات التكشيف هو إنشاء قاعدة معطيات بمختلف عناصر وصف الوثائق، بما يمكن من إيجاد الروابط ما بين الواصفات والوثائق. وعلى ضوء قاعدة المعلومات هذه يمكن إجراء الأبحاث وانتقاء الوثائق.

إن نظام التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات يجعل محتويات الوثائق التي تمت معالجتها مجهزة بأشكال مختلفة لتنظيم المعطيات، وقواعد المعطيات كما يلي:

-ملفات انتقائية مكشفة

-قواعد معطيات مترابطة وعلاقية

-ملفات عكسية.

حفظ الوثائق المرقمنة في النظام:

يعتبر الحفظ من أهم عناصر نظام التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات، لذلك من الضروري أن يحظى بالعناية الكاملة قبل تحديد أوعية التخزين (قرص مغناطيسي، أقراص ضوئية بمختلف أنواعها.... ).

المرجع: عبد المالك بن سبتي، التسيير الإلكتروني للوثائق، متاح على الأنترنت.